La supply chain de una empresa comprende muchísimos procesos logísticos, operativos y administrativos desde que el cliente hace su pedido hasta que es entregado, por lo que se trata de una operación compleja en la que, evidentemente, pueden surgir problemas.
Todas las empresas pueden sufrir este tipo de disrupciones que, sin duda, suponen un riesgo potencial. Pero este riesgo no es igual en todos los casos, ni todas las empresas están igual de preparadas para afrontarlos. Por ello hay que saber medir la magnitud de los problemas y la capacidad adaptativa que tiene la organización para subsanarlos.
Los fallos informáticos, los retrasos en la entrega, las deficiencias en la calidad, o las interrupciones inesperadas del proceso productivo son algunas de las incidencias que pueden afectar negativamente a la cadena de suministro. Pero también pueden afectar factores externos como aquellos que dependen de los proveedores, desastres naturales, conflictos laborales o incluso situaciones políticas determinadas. Todos ellos tienen un impacto en el suministro, y pueden afectar en mayor o menor medida y causar pérdidas económicas. Por eso es tan importante estar preparado y, sobre todo, tener planes que puedan mitigar los efectos que estos imprevistos puedan causar.
¿Qué incidencias podemos encontrar en la supply chain?
El primer paso para estar preparado es identificar y conocer los riesgos que puede encontrarse la empresa y las incidencias que pueden surgir a lo largo de la cadena de suministro. Hay que tener en cuenta que existen riesgos internos, que dependen de la propia actividad de la empresa, y riesgos externos, que escapan de su control, y por tanto no se actúa de igual manera frente a unos que frente a otros. Todos estos riesgos acarrean posibles incidencias que, a grandes rasgos, pueden surgir en cuatro puntos críticos:
- En el aprovisionamiento: pueden surgir incidencias relativas a los precios, la calidad del producto, la disponibilidad del proveedor, los plazos de entrega, el transporte, las aduanas o las interrupciones laborales.
- En la demanda: son riesgos que tienen que ver con errores en los pronósticos, retrasos en las entregas, calidad, pérdida de clientes, garantías….
- En los procesos internos: incidencias que tienen que ver con la forma de operar de la empresa y que pueden surgir por fallos en la información, en la gestión del inventario, en la atención al cliente, la planificación…
- En el entorno: son riesgos externos que pueden afectar a la cadena de suministro sin que la empresa pueda controlarlos, como los cambios en la legislación, las regulaciones internacionales, las gestiones en las aduanas, los desastres naturales, la política…
Dentro de esta clasificación, podemos resumir las incidencias que más directamente pueden afectar a la supply chain en:
- Falta de calidad: cuanto más compleja es la cadena de suministro, más factores intervienen en ella y más complicado es asegurarse de que todos los productos cumplen los estándares de calidad exigidos. Cualquier fallo en este aspecto puede hacer que el producto entregado al cliente no sea el esperado o esté defectuoso, con la pérdida de imagen que eso supone para la marca y todos los problemas que genera en cuanto a devoluciones, reposiciones, trazabilidad del error…
- Fallos de inventario: mantener el stock suficiente para satisfacer la demanda de la empresa es un proceso muy complejo, que requiere hacer previsiones, establecer márgenes de seguridad, llevar un control exhaustivo… Cualquier incidencia puede provocar una rotura en el stock que impida satisfacer la demanda del cliente o provoque retrasos.
- Retrasos: son muchas las incidencias que pueden afectar a los plazos de entrega de los productos, desde fallos humanos en la gestión del tiempo durante la producción, hasta incidentes o atascos que retrasen el transporte.
- Pérdidas durante el transporte: el traslado de las mercancías es uno de los puntos más críticos en la cadena de suministro, ya que se pueden sufrir extravíos o accidentes que acaben con el producto destruido.
- Problemas de ciberseguridad: en un mundo digitalizado como en el que vivimos, estamos expuestos a ataques informáticos y otros problemas tecnológicos que pueden poner en jaque toda la cadena de suministro al perder datos, pedidos, registros y fechas.
- Problemas con las aduanas: en un contexto internacional y globalizado, dependemos de los controles aduaneros, y cualquier incidencia que surja en este sentido puede retrasar nuestra cadena de suministro.
- Crisis económicas: las fluctuaciones en la economía afectan a todas las empresas, y por tanto pueden suponer un peligro para la cadena logística, ya que puede afectar a los proveedores u operarios de la compañía, encarecer las materias primas, reducir el número de clientes…
- Crisis políticas: las medidas que toman los distintos gobiernos afectan de forma muy directa a la forma de proceder de todas las empresas y, por tanto, pueden afectar a toda la gestión logística y a la cadena de suministro. Medir los posibles problemas que puedan surgir es fundamental, pero la política es inestable e imprevisible, por lo que puede traer acarrear muchas incidencias.
- Desastres naturales: escapan totalmente al control de la empresa, son muy difíciles de prever y pueden tener consecuencias devastadores, por lo que son incidencias que pueden poner en grave peligro a las empresas. La única opción es tener prevista la posibilidad de que esto suceda, y contar con planes para subsanar sus efectos si llega a ocurrir.
¿Cómo gestionar las incidencias?
Como vemos, las incidencias que pueden surgir a lo largo de la cadena de suministro son muchas y muy variadas, por lo que es muy difícil gestionar todas ellas. No hay una fórmula mágica para resolver todos los problemas que puedan surgir, ya que cada uno presentará una problemática diferente y hará necesarias unas medidas concretas. Sin embargo, la forma más eficaz para que estas incidencias no afecten demasiado a nuestra supply chain es estar preparado.
En primer lugar hay que identificar todos los riesgos que corre la empresa, pensar en las incidencias que pueden surgir, para luego llevar una medida cualitativa de dichos riesgos, midiendo la magnitud que pueden tener y cómo pueden afectar al suministro. Una vez identificadas las posibles incidencias, habrá que desarrollar planes de respuesta que indiquen qué hacer en cada caso y dejen claro todas las acciones a llevar a cabo si sucede una incidencia, para poder resolverla de la forma más eficiente y en el menor tiempo posible. Es lo que se llama un plan de contingencia, y su objetivo es asegurar la continuidad de las operaciones en caso de fallo y minimizar el posible impacto económico o de reputación que pueda tener éste sobre la empresa. Además, habrá que asegurarse de que la empresa cuenta con los recursos necesarios para poner en marcha ese plan si fuese necesario.
Aunque, como decimos, no existe una fórmula mágica para evitar todos los imprevistos, las empresas pueden seguir una serie de consejos para minimizar la probabilidad de que estos ocurran:
- Tener el máximo control de la cadena de suministro: los gerentes de la supply chain deben tener toda la información de lo que está sucediendo, para poder saber lo que ocurre en cada momento y tomar decisiones que puedan evitar incidencias si hay algún fallo. Además es muy útil conocer los antecedentes, para estar avisado sobre lo que ya ha ocurrido y saber cómo solucionarlo si se repite.
- Hacer una gestión de inventario eficiente: tener un balance adecuado entre la demanda y el suministro es imprescindible para evitar roturas de stock que causen incidencias.
- Ser previsor y asertivo: hacer predicciones a largo plazo sobre los procesos de producción y distribución puede llevar a tomar decisiones más rápidas y asertivas que mejoren el desempeño en la cadena.
- Apostar por la tecnología: disponemos de muchas herramientas que pueden facilitar el trabajo, hacer predicciones de inteligencia artificial y eliminar el factor del fallo humano durante la cadena de suministro, por lo que la tecnología puede ayudar a evitar y resolver incidencias.
- Contar con personal cualificado: cuanto más cualificados estén los trabajadores, más conocerán la cadena de suministro y más preparados estarán para evitar fallos o afrontar los problemas que puedan surgir.
La preparación, por tanto, es la clave para poder gestionar todas las incidencias que surjan a posteriori. Tener una estrategia adecuada para evitar las interrupciones en la operativa logística de suministro es clave para satisfacer las demandas del cliente, reducir costes y mejorar la eficiencia. Si las empresas no tienen en cuenta estos riesgos y dedican tiempo y esfuerzo a analizarlos y medirlos, pueden estar firmando su sentencia de muerte.
Consultor en Tecnologías para Logística y Cadena de Suministro
