La gestión documental es hoy, más que nunca, un valor diferencial.
El transporte y la logística son engranajes de la economía mundial y, sin ellos, prácticamente cualquier actividad quedaría paralizada. Por tanto, la organización de estas industrias es extremadamente compleja, involucrando leyes, obstáculos regulatorios y un gran número de intermediarios que dan como resultado enormes cantidades de papeleo.
Ahora bien, a pesar de que en los últimos años ambos sectores han dado pasos significativos hacia la digitalización de los datos, los documentos físicos, como contratos y facturas, todavía son comúnmente utilizados por las empresas. Al mismo tiempo, estos deben almacenarse digitalmente, generando numerosos desafíos para las firmas.
La digitalización de datos ha implicado, tradicionalmente, que los empleados rastrearan los documentos y copiaran manualmente los datos en los ordenadores. Sin embargo, este proceso lento, laborioso y con una tasa de error casi inevitable, ha ido poco a poco dejando paso a una solución: OCR.
¿Qué es el OCR y cuáles son sus implicaciones para la logística?
Como alternativa a la gestión tradicional de los documentos, algunas empresas han decidido optar por el reconocimiento óptico de caracteres, conocido por las siglas OCR, para automatizar los procesos de digitalización.
Mejorado por la Inteligencia Artificial, el software OCR ahora es capaz de superar numerosos problemas, evitando las barreras que, en numerosas ocasiones, se ven traducidas en cuellos de botella para la cadena de suministro.
En el particular caso de los sectores de la logística y el transporte, el OCR es muy similar al de otras industrias. La principal diferencia es que se aplica específicamente al papeleo que estas requieren, como facturas, contratos y documentos reglamentarios.
Funcionamiento del Sistema OCR
A través de un escáner periférico se genera una imagen digital del documento. Una vez completado este primer paso, entra en juego el software, que analiza e interpreta la imagen para obtener, con un elevado grado de acierto, la información que contiene.
Una vez hecho esto y terminado el proceso de interpretación, el sistema traslada los datos a un procesador de texto.
Mediante este sistema, logística y transporte pueden explotar los beneficios de una herramienta que, en el actual ecosistema internacional, se posiciona como una potencial solución a los cuellos de botella.
Almacenamiento optimizado
Los costes de impresión, el espacio de almacenamiento físico y la complejidad para compartir información hacen que los documentos en papel sean engorrosos. Sin embargo, el almacenamiento de archivos digitalizados es mucho más sencillo y fácil de organizar. Además, se pueden copiar y compartir casi al instante.
En un entorno como la cadena de suministro, donde se necesita la interacción de diversos actores a lo largo y ancho de la geografía, poder garantizar que los documentos puedan llegar en tiempo y forma es sinónimo de optimización.
Digitalización más precisa y rentable
Una gran ventaja de usar OCR es su alto nivel de precisión. El transporte y la logística a menudo involucran proyectos complejos, costosos y de múltiples partes interesadas donde esta es primordial, por lo que es importante poder confiar en los datos digitalizados.
Del mismo modo, en comparación con la transferencia manual de datos, que consume recursos valiosos innecesariamente, el reconocimiento óptico de caracteres ayuda a las empresas a eludir estos métodos ineficientes.
Transferencia de datos más rápida
Posiblemente, el mayor beneficio del OCR para muchas empresas de transporte y logística es la velocidad a la que puede digitalizar documentos. El OCR ayuda a las compañías a transferir más rápidamente sus datos a formato digital, ahorrándoles tiempo que pueden invertir en otros lugares.
Afrontando la obsolescencia del papel
En conjunto, todas y cada una de estas ventajas suponen nuevos argumentos de peso a valorar cuando hablamos de la necesidad de digitalizar procesos ante la paulatina obsolescencia del papel.
Ya no solo hablamos del aumento de la productividad, al destinar recursos a actividades de valor. Tampoco de la facilidad de acceso a una información descentralizada ni del ahorro en costes del almacenamiento y mantenimiento.
Cuando hablamos de OCR hablamos de seguridad, competitividad y, sobre todo, de medioambiente. Porque este último factor, en línea con los requerimientos que afrontan todas y cada una de las industrias del tejido económico, ha llegado para ganar peso año tras año.
Estos son algunos de los numerosos motivos para aceptar definitivamente las ventajas de la digitalización documental. Es una realidad, cada empresa se enfrentará a este reto tarde o temprano.
Mira cómo funciona el OCR en Logística
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