La entrada a una realidad digital es cada vez más inminente para los operadores logísticos. La necesidad de integraciones con aduanas, con plataformas de terceros o los requisitos de trazabilidad que demanda la industria y el cliente del e-commerce hacen necesaria la adopción de sistemas de gestión que permitan a transitarios, y operadores logísticos en general, aportar esta conectividad y comunicación con el resto del ecosistema logístico.

La decisión de adquirir un sistema de gestión no es fácil. Según un estudio de la consultora Software Advice, aproximadamente el 60% de las empresas con intención de compra no cuentan con una solución de ERP,lo que significa que muchas de ellas se enfrentan a un proyecto de compra por el cual no han pasado anteriormente y para el cual no tienen experiencia previa. Esto supone que la compra de un nuevo sistema de gestión sea una tarea compleja, costosa y con implicaciones a largo plazo difíciles de gestionar.

La elaboración de un documento de requisitos, facilita la planificación del proceso de compra, definiendo los objetivos y necesidades en relación a la adopción de un nuevo sistema de gestión. A continuación se exponen las principales ventajas de elaborar este tipo de documento.

Simplificar la compra

Dedicar tiempo a la elaboración de un documento de requisitos simplifica la compra ya que permite definir con anterioridad las necesidades y requisitos que motivan la búsqueda de una solución. Tener un documento de referencia facilita la comunicación con el potencial proveedor y permite una negociación más clara y objetiva.

Asegurar una compra que cumpla con las necesidades

El ejercicio y redacción de los requisitos por parte de la organización asegura que las propuestas comerciales de los diferentes proveedores estén alineadas con las especificaciones descritas. Evitamos de esta manera que las ofertas pongan en valor funcionalidades que no sean críticas para el negocio.

Involucrar a las personas de la organización

Para asegurar que la elección de un ERP sea exitosa, es importante involucrar a los usuarios potenciales críticos de la herramienta. El mejor lugar para hacerlo es en la participación de la definición de los requisitos funcionales de la herramienta de gestión en un documento que los identifique y concrete al máximo aquellas necesidades.

Conocer a priori el trabajo del proveedor

La respuesta a un documento de requisitos suele involucrar también a varias personas dentro de la organización del proveedor. La presentación de la propuesta, la justificación de la idoneidad de su producto y el énfasis puesto en el servicio postventa puede dar una buena idea de la cultura de trabajo del futuro colaborador en un proyecto que los vincula a corto y largo plazo.

Reducir el riesgo

Por último, la redacción de un documento de requisitos reduce considerablemente la elección errónea de proveedor. Según un estudio del medio digital CIOuno de los errores más grandes en la elección de un ERP es no conocer los requerimientos o necesidades que tiene la organización al momento de valorar las diferentes opciones. El efecto que tiene esto es que todo aquello que no se haya previsto en la fase de negociación supondrá un sobrecoste y demoras en la implementación