En los últimos años contar con las mejores herramientas y software se ha vuelto completamente necesario, softwares que permiten gestionar los flujos de la cadena de suministro, ganando en eficacia y competitividad. La implementación de un software tiene ventajas de clara competencia, tal y como lo comentamos en nuestro post sobre las ventajas de un ERP para operadores logísticos.

Sin embargo, muchas organizaciones retrasan esta decisión por el trabajo que supone la búsqueda, contratación y puesta en marcha. ¿Qué debemos hacer para elegir la solución correcta? Aquí unos consejos.

1. Definir las necesidades operativas

Ser conscientes de esa necesidad es el primer paso para poder poner una solución, ya que los softwares logísticos o ERP que hay hoy día en el mercado como el de Bytemaster cubren con amplitud todas las necesidades de gestión logística. Tener claro las necesidades nos ayudará en buscar de forma más detallada, pero si todavía estás en esta fase, ten en cuenta estos aspectos como los más importantes:

Transitarios

Si somos un transitario, necesitamos un ERP logístico con un módulo de transporte muy potente, que tenga todas las conexiones necesarias para realizar labores como el control de tráfico, control de documentos de cliente, seguimiento de envíos por hitos, y la integración con diferentes plataformas de información que otroguen información sobre la ubicación y el estado del envío.

Aduanas

¿Tienes relación con la aduana y Agencia tributaría? Si tu respuesta es si, necesitas incorporar un módulo de Aduanas potente y dinámico; la información aduanera cambia constantemente y para ello necesitas un módulo de Aduanas en tu software logístico que incorporé esa información de forma diaria, una cuestión vital que ya comentamos en el blog de Bytemaster.

Logística

Además de gestionar transporte, si tu empresa tiene un almacén o es un operador logístico que almacena mercancías por cuenta de sus clientes, tener un software con un módulo de gestión logística es primordial. Este tipo de ERPs nos pueden permitir tener un control total sobre la mercancía que tenemos en el almacén, su variación, salidas y entradas o existencias.

2. Redactar una Documento de Requisistos

Una vez definidos las necesidades, es muy importante la redacción de un documento de requisitos. Puede ser una tarea que consume tiempo, pero contar con un documento de este tipo ayuda a la organización a consensuar las necesidades de las diferentes áreas de negocio, identificar las operaciones que son críticas y las que serían un añadido a cualquier propuesta. Con un documento de requisitos, es mucho más fácil poder comparar entre las ofertas de diferentes proveedores y facilita enormemente la gestión de la compra de un sistema de gestión para operadores logísticos.

3. Contactar con proveedores y realizar demos

Una vez documentadas las necesidades de información de la organización, es el momento de contactar con los proveedores. Existe en el mercado español una variada oferta de sistemas de gestión, pero pocos son específicos para operaciones de transitarios, agentes aduaneros y transporte. Confíe en las empresas que tenga una web actualizada con acceso a la información de manera clara y que cubran sus necesidades operativas de manera estándar. Otro aspecto importante es fijarse en las referencias: ¿con qué empresas del sector trabajan con esa solución? ¿son actores relevantes dentro del sector del transporte y la logística? Un buen indicador de la calidad de un producto es cuando sus mismos clientes la recomiendan públicamente mediante videos o artículos.

4. Solicitar propuestas técnicas de alto y bajo nivel

Una vez realizado el contacto con posibles proveedores, solicite propuestas técnicas y económicas basadas en su documento de requisitos y compruebe que la solución cubre todas las necesidades que ha identificado. Ponga atención en las cosas que el sistema realiza por defecto y aquellas operaciones que necesitan de desarrollos a medida. De manera general, los desarrollos a medida suponen un sobrecoste en la fase de implementación, por lo que siempre será mejor una solución que sea capaz de cubrir sus necesidades de manera estándar.

5. Aspectos a tener en cuenta

El Soporte

Un elemento muy importante a tener en cuenta al momento de elegir un ERP es qué tipo de soporte post-venta ofrece la empresa proveedora de la solución. La compra de un sistema de gestión, o ERP, es un contrato a largo plazo en la que es imprescindible que los canales de comunicación y los procesos de resolución de incidencias sean claros y directos. Confíe en una solución que provee de plataformas online para la gestión de incidencias y diferentes planes de soporte y mantenimiento en función de sus necesidades.

Etapa de Implementación

La implementación de un sistema de gestión puede ser un dolor de cabeza para cualquier organización, ya que su puesta en marcha supone un cambio en la manera de trabajar para muchos de sus empleados y por el tiempo y dedicación que requiere para su optimo funcionamiento. Con esto en mente, es importante buscar un proveedor que plantee desde el inicio una gestión de proyecto claro, con fechas e hitos de trabajo y reuniones de seguimiento en momentos pactados. Asegúrese de que los hitos de trabajo sean consensuados con usted y vaya acorde con las necesidades de su organización.

La compra de un ERP es una decisión importante y una relación contractual a largo plazo, por lo que las relaciones humanas son un componente importante que ha de considerar. Una solución capaz de cumplir con sus requisitos y un trato humano amable y colaborativo, son una combinación perfecta para una elección exitosa.